Proposal seperti apa yang biasanya diterima oleh perusahaan?

So, sekitar bulan lalu, atau mungkin 2 bulan lalu, saya memberikan informasi yang hanya saya share di group XLFL batch 3, mengenai OPPO menerima proposal sponsorship di kampus-kampus Indonesia. Hanya saya share ke mereka karena menurut saya, mereka merupakan mahasiswa-mahasiswa yang cukup berpengaruh di kampusnya masing-masing, sehingga cukup mengenal HIMA atau BEM yang mengadakan kegiatan di kampus masing-masing.

Well, ternyata saya salah, mereka bukan masiswa yang “cukup berpengaruh”, tetapi “sangatttt berpengaruh”, so the message went viral, out of control. Email inbox overload, request ke pihak hosting untuk upgrade space, dikabulin, selang 2 hari udah overload lagi, dammnnn, request dispensasi extra big space for limited time, approved by hosting, karena udah langganan kali ya.

Gag semua email bisa saya respons, banyak sekali email proposal yang nyeleneh, gag nyambung, bukan dari mahasiswa, dari SMA, SMP, yayasan, bahkan ormas (what???)

Banyak juga dari mahasiswa, dari berbagai Universitas di Indonesia, banyak yang saya reject, ada yang saya beritahu, kebanyakan nggak sempat saya kasih tahu, karena workload di kantor lagi ngaco-ngaconya.

Banyak juga yang saya keep, baik karena timing yang belum fix, maupun butuh diskusi lebih lanjut baik dengan internal perusahaan maupun pihak penyelenggara.

Sebagai fresh grad, yang masih rasa-rasa mahasiswa (cieee), dimana dulu juga sering bikin proposal dan ngajuin ke beberapa perusahaan, berikut hal-hal yang bisa saya share kepada rekan-rekan mahasiswa sebagai concern  sebelum ngirim proposal apapun itu ke perusahaan.

 

1. Tangan di bawah vs Jabat Tangan

2 tahun lalu mungkin, saat ngajuin proposal kegiatan booktalk, pernah ngobrol bareng manager corpcomnya XL, dia bilang

“Proposal yang saya terima dari mahasiswa, kebanyakan begini (sambil menadahkan tangan kirinya) sama perusahaan, sementara yang kita butuhkan dari mereka adalah yang begini (sambil memberikan tangan kanannya untuk jabat tangan).”

Saat itu saya masih mikir-mikir, ini maksudnya apa ya bahwa kita Tangan di Bawah, sementara yang dia harapkan Jabat Tangan, dan bagaimana itu om-om bisa melihat mana “Tangan di Bawah” dan mana “Jabat Tangan” tanpa melihat tangan siapapun, dalam artian, dia hanya memegang hardcopy proposal, atau membaca email proposal.

Saat ini, setelah mereview ratusan proposal, saya baru paham apa maksudnya.

Mostly, proposal dari mahasiswa banyak bercerita tentang apa event mereka, siapa mereka, latar belakang mengapa mereka melakukan event tersebut, begitu panjang lebar, kemudian baru masuk ke budget event, lalu tentang paket sponsorship dan benefit untuk perusahaan.

Intinya adalah, proposal ini kebanyakan “Tangan di Bawah” untuk memenuhi kebutuhan mereka atas budgeting. Dengan sedikit pembahasan mengenai apa keuntungan bagi perusahaan atau institusi yang bersangkutan. Dengan perbandingan 8 halaman tentang mereka sendiri (which is company don’t care at all, seriously) baru 2 halaman tentang keuntungan bagi perusahaan (which is company CAARREEE SOOOO MUUCCHHHH). Tentunya hal ini hanya berlaku untuk kasus umum, bukannya ketika ada orang tua mahasiswa di perusahaan bersangkutan, itu mah sponsorship jalur khusus, hehe.

Kalau bisa, mulai ubah konsep proposal sponsorship yang kalian ajukan, dibalik formatnya, 8 halaman benefit untuk perusahaan dan 2 halaman tentang acaranya kapan, dimana, tentang apa, berapa audience & exposurenya, dokumentasi event kalau ada. Atau formatnya 5 halaman : 5 halaman deh, biar adil, itu juga udah cukup “Jabat Tangan” menurut standar perusahaan.

 

2. Proposal keren & stylish vs proposal print & jilid

Well, ehm, gimana ya bilangnya, sebenarnya perusahaan gag begitu peduli lho proposal kalian keren & stylish atau proposal biasa saja, mungkin saat mahasiswa dulu saya mikir, kalau saya bikin proposal yang keren, stylish, maka perusahaan akan terkagum-kagum, salut dan percaya bahwa kegiatan kami memang keren, sehingga layak untuk mendapat sponsorship dari mereka.

But then setelah diperusahaan, concern saya berubah, kegiatan “keren” menurut perusahaan itu ternyata indikatornya tidak pernah ada tampilan proposalnya. Tapi lebih kepada berapa besar exposurenya, cocok atau tidak tema dan kegiatannya, seberapa besar kampusnya, masuk list 100 kampus top atau tidak (saya pake list ini http://bit.ly/1g18LpM), kalaupun masuk ada di peringkat berapa, di provinsi itu sendiri apakah termasuk yang favorit, bagaimana exposure brand di provinsi yang bersangkutan, apakah sudah ada kegiatan brand di provinsi yang bersangkutan atau belum, kalendernya cocok atau tidak dengan planning brand, dan beberapa indikator lainnya.

But then, personally saya suka dengan proposal yang “usable”, seperti dari Telkom University berikut, proposalnya keren, ada kalender dibaliknya, kebetulan belum ada kalender di meja saya, maklum anak baru, dan kalaupun sudah ada saya yakin akan saya berikan ke siapa kek, keren soalnya. Apakah akan saya terima? Hmm, masih ada beberapa concern sih, tapi yang jelas, saya akan terus ingat sama Telkom University, dan entah dengan satu atau dua cara akan saya “bayarin” kalender meja dari mereka.

3. Hard copy proposal vs soft copy proposal

Saya pribadi prefer hardcopy sebenarnya, karena lebih enak enak megangnya, lebih cepat reviewnya, lebih gampang kalaupun jadi dan minta persetujuan dari brand manager.

Tapi memang concern di mahasiswa adalah budgeting, sehingga mengirim softcopy proposal dirasakan sebagai opsi yang paling enak untuk dilakukan, yah, okelah, saya juga baca kok softcopy proposal, namun dalam durasi yang lebih lama ketimbang hard-copy, karena email2 kerjaan lah yang pertama kali saya baca, softcopy proposal baru saya baca ketika ada alokasi waktu untuk hal itu.

Dan mohon banget perhatikan hal-hal berikut ketika mengirim proposal via softcopy

1. Jangan lupa lampirannya

 

2. Jangan kirim massal please, kan gag enak lihat di recepientnya ada banyak perusahaan-perusahaan lainnya

 

3. Isi email to the point, apa? kapan? dimana? siapa?

 

4. nama file attachment pake format please, jangan cuma “proposal” atau hal general lainnya, saat review sekilas jadi bingung, begitu juga pas nyarinya kembali. kalau bisa penamaannya seperti proposal dari Universitas Brawijaya, atau UNIB, ada nama Universitas, nama event, nama provinsi dan bulan apa acaranya.

 

5. Kenal orang dalam vs gag kenal siapa-siapa

Well, ini gag banyak pengaruh sih sebenarnya, hanya mempermudah proposal sampai, penjelasannya seperti apa, dan follow up-nya bagaimana, sudah, titik. Sisanya adalah bagaimana kegiatan itu sendiri, budget plannya cocok atau nggak, kalendernya cocok atau nggak, dan berbagai pertimbangan lainnya.

 

At the end, gag semua proposal yang dikirim lantas diterima dan didanai oleh perusahaan.
Banyak bahkan tidak sempat untuk diresponse (I still working on system to make every proposal are reviewed, decided and responsed in short time, that’s big work actually, and not simple at all).

 

Dan sejauh 2 bulan lebih dikit saya disini, OPPO sudah sponsorin

1. Workshop FT Universitas Gunadarma, untuk workshop IT

2. Event seni budaya sekolah vokasi UGM, Yogyakarta

3. D’preneur Surabaya, bersama detik.com, audience 1500, mayoritas mahasiswa Surabaya

4. Innovation Idea Competition dari OPPO Campus Club, yang anggotanya dari berbagai Universitas di Jabodetabek, idea.oppomobile.co.id

 

Serta saya masih review banyak proposal kegiatan dan pihak yang bisa bekerjasama untuk kegiatan-kegiatan di kampus, hingga bulan-bulan kedepannya.

Mengapa saya share hal ini? yah, saya harap anda para mahasiswa mengerti bagaimana kebutuhan kami (orang perusahaan yang terima dan review kegiatan kampus) untuk “Jabat Tangan”, sehingga anda bisa menawarkan “Jabat Tangan” yang perusahaan butuhkan. Percayalah, kampus selamanya akan menarik bagi perusahaan, tinggal bagaimana cara kalian mengemasnya dan menawarkan jabat tangan ke pihak-pihak yang dirasakan cocok dengan kegiatan tersebut. Karena aslinya saling membutuhkan kok antara perusahaan dengan kampus, tinggal bagaimana format komunikasinya yang disamakan aja lagi. Happy hunting proposal guys!

Kalau mau tahu gimana hunting Danus, Dana Usaha, sehingga ada opsi lain mengumpukan dana untuk acara, bisa dicek di blog cewe ini, caranya kreatif untuk mencari danus hingga puluhan juta, sehingga acara HIMA nya tidak perlu cari sponsor lagi http://gelangdanus.blogspot.co.id/

Dan Berhubung banyak yang request sample proposal yang “Jabat Tangan” seperti apa, berikut rekomendasi saya, saya share atas persetujuan panitia. Dan tentunya saya approve dan sponsorin mereka saat saya masih di OPPO. (Saat ini saya sudah resign, mau lanjut sekolah)

Link download via Google Drive, klik di kanan atas, ada button Donwload/Unduh

https://drive.google.com/file/d/0B7AaQPahuTeUWXYxaWtfdEh2cm8/view?pref=2&pli=1